Les TIC dans l’administration publique au Benin : étude du dispositif de travail collaboratif au ministère de la prospective...

Mr AMESSINOU Kossi, étudiant en Master de développement à IHEID de Genève a soutenu tout récemment un mémoire avec le thème : Les technologies de l’information et de la communication dans l’administration publique au Benin : étude du dispositif de travail collaboratif au ministère de la prospective, du développement, de l’évaluation des politiques publiques et de la coordination de l’action gouvernementale

Il a été encadré par le Dr Sylvestre Ouédraogo, enseignant à l’UFR SEG, et responsable de yam pukri Il a eu la note la plus élevée, soit 6/6 avec félicitations du jury.

Voici le résumé de son travail et le mémoire en téléchargement

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Le souci du travail collaboratif dans le monde est aussi vieux que celui du désir d’échanger autour de soi et d’informer de nos potentialités. Aussi, est-il utile d’indiquer que le secteur dans lequel nous l’observons, celui de la fonction publique, n’est pas anodin. Il s’inspire des philosophies de bonne gouvernance, de lutte contre la corruption, de démocratie et de droit à l’information de qualité pour tous. Certes des initiatives ont été conduites dans plusieurs universités sur la problématique du travail collaboratif, mais très peu se sont intéressées à son existence dans l’administration publique africaine notamment béninoise. C’est fort de ce constat que la présente étude qualitative gagne en balisant le terrain à d’autres études.

Le phénomène que nous observons dans le cadre de cette étude est purement qualitatif et concerne les goulots d’étranglement du dispositif de travail collaboratif mise en place au sein du Ministère de la Prospective, du Développement, de l’Evaluation des Politiques Publiques et de la Coordination de l’Action Gouvernementale. Cette recherche permet d’appréhender le fonctionnement d’une solution de travail collaboratif mis en place en 2008 au sein dudit Ministère. Pour conduire à bien cette recherche, nous avons examiné le cadre conceptuel et théorique de la problématique de recherche avant de nous appesantir sur la spécificité de notre cadre d’étude. Notre cible de recherche a été composée des agents ayant un accès direct à la solution de collaboration informatique mise en place d’une part, et ceux qui n’y ont pas encore accès, d’autre part. Ceux qui y ont accès sont soit formés ou non, soit chargé de l’assistance aux utilisateurs de la solution. Le guide d’entretien réalisé, puis validé, a permis de nous entretenir avec une vingtaine d’agents du Ministère, regroupé dans nos quatre groupes d’acteurs à interviewer. Ce guide a été conçu pour examiner le travail collaboratif en tant que système de travail qui valorise la gestion de contenu alimenté et entretenu par des apports sociaux et technologiques.

On constate qu’il y a eu forte dualité dans la circulation de l’information. La transmission numérique de l’informatique n’a pas empêché les gens à s’accoler fortement à la circulation traditionnelle de l’information. Les technologies de l’information et de la communication (TIC) ne semblent pas garantir la confiance de transaction pour certains agents. Cette pesanteur a une influence sur le mode de circulation de l’information entre les agents. Ce qui fait que dans les faits, les outils technologiques n’ont pas permis la création d’un autre ordre parallèle à l’ordre hiérarchique de circulation de l’information. C’est justement l’usage de la communication par le canal de la plateforme intranet qui aurait pu induire un ordre de communication peu hiérarchique. Malheureusement, il n’a pas été utilisé par les acteurs.

Les observations des données de cette étude révèlent aussi un fort impact technique sur les disfonctionnements enregistrés dans l’exploitation de la solution de travail collaboratif mise en place. On peut indiquer pour l’illustrer, la faible capacité technique des acteurs, les pannes régulières d’équipements, des serveurs qui restent indisponibles, des ordinateurs qui sont vulnérables aux virus et des connexions internet qui demeurent rare. Même si tout ce constat est vrai, l’admettre sans s’interroger sur les conditions locales et le climat social, ne serait pas prudent. Tout ceci n’a-t-il pas été exacerbé par des comportements sociaux ? N’y-a-t-il pas un sentiment délibéré de faire échec à l’initiative ? Probablement, mais à quelle fin ? Ce qui est certain, quand on parle de travail collaboratif, on doit faire référence à une production collective d’au moins deux personnes en présentiel ou à distance. Il y a une motivation commune ou un objectif de production de résultats observables, concrets.

Or, il se peut que certains n’aient jamais le souci de produire un résultat observable dans l’administration publique. Pour ceux-là, l’idée même de penser à un travail collaboratif est un problème qui induit un conflit avec eux-mêmes et avec les autres acteurs de la chaîne de production de l’information. Il y a un désir personnel pour l’écrit qui est déterminant dans la mise à disposition de ce résultat recherché. Nous savons aussi que celui qui produit une œuvre peut faire des erreurs. Il devrait pouvoir se rendre disponible à la critique pour s’améliorer et se rendre visible dans le mécanisme de production de l’information. Cet exercice peut être fastidieux pour plusieurs personnes surtout quand elles ont le pouvoir de responsabilité sur une entité ou un groupe de personnes. Certains auraient tendance à se soustraire de cette exigence qui peut atténuer leur autorité sur certains de leurs subalternes qui pourraient être mis en vue du fait de sa contribution qualité à la production collective.

Ce jeu de pouvoir semble être à l’épicentre de ce non usage de la plateforme de travail collaboratif au sein de notre cadre d’étude. A cela s’est greffé, les autres obstacles que sont : la perte de l’emploi, d’autorité, de dossiers stratégiques, de la liberté d’action et de gestion du temps, la sécurité des données, le mode de circulation de l’information, l’indisponibilité permanente des équipements de travail (l’Internet, les logiciels, les serveurs et les ordinateurs). Le souci de tous les acteurs de la chaîne de production de l’information, dans un mécanisme de travail collaboratif, est de rendre l’information disponible à bonne date. Il y a ainsi la pression de la gestion du temps qui s’ajoute à celle de la qualité de l’information produite. Mais, l’une des sources d’atténuation de ses obstacles reste la participation de tous à la mise en place, à la conduite et au suivi des initiatives et des projets. Il faut veiller aux facteurs humains et techniques, notamment, à la coopération, la motivation et l’implication de toutes les parties prenantes, puis à la robustesse, l’évolutivité, la sécurité, la modulation et la prise en main de la technologie. Il s’agit en gros de treize goulots d’étranglement principaux à avoir en ligne de mire dans le cadre d’un processus de travail collaboratif en réseau dans une entité organisationnelle hiérarchique.

résumé en anglais

Collaborative work in the world is as old a concept as that of exchange and of informing others about our potentialities. Thus, it’s very useful to indicate that we examine this collaborative work in the specific sector of the public service. It gets its inspiration from literature on good governance, fight against corruption, democracy and the right to quality information for all. It’s true that initiatives have been carried out in various universities on the issue of collaborative work, but very few of them focused on it in the area of the African public administration, in particular in Benin. This qualitative study is thus interesting in the sense that it paves the way for future studies. The phenomenon we observe in the framework of this study is purely qualitative and focuses on the bottlenecks of collaborative work mechanism implemented within the Benin Ministry of Planning, Development, Assessment of Public Policies and Coordination of Government Action (Ministère de la Prospective, du Développement, de l’Evaluation des Politiques Publiques et de la Coordination de l’Action Gouvernementale). This study enables to understand the functionning of a collaborative work solution implemented in 2008 within the ministry. To carry out this study, we’ve examined the conceptual and theoretical framework of the research issue, before focusing on the specificity of our study framework. Our target is made up of civil servants with direct access to the IT collaboration solution implemented, on the one hand, and on those who still don’t have access to it, on the other hand. Those with access can be trained or not, or in charge of assisting users. The interview guidebook, elaborated and validated, enabled us to interview about 20 civil servants from the Ministry, gathered in 4 groups of stakeholders. This guidebook has been designed to examine the collaborative work as a working system promoting the management of content, fed and maintained by social and technological inputs. We observe a strong duality in the information circulation. Digital transmission of information hasn’t prevented people from using mainly traditional transmission of information. ICTs don’t seem to guarantee the servants’ trust in the transaction. This heaviness affects the information circulation mode between servants. So, in practice, technological tools haven’t permitted to create another order parallel to the hierarchic order of information circulation. It is precisely the use of communication through the intranet platform that could have encouraged a low-hierarchy communication order. Unfortunately, it hasn’t been used by stakeholders. The data studied also reveal a high technological impact on the dysfunctions registered in the use of the collaborative solution implemented. To illustrate it, we can speak of the low technical capacity of stakeholders, the regular failures of equipments, unavailable servers, computer vulnerable to virus and scarce internet connexions. Even if all the elements of this balance are true, it wouldn’t be cautious to admit it without questioning local conditions and the social climate. Hasn’t all this been highlighted by social behaviours ? Isn’t there a deliberate will to have the initiative fail ? Probably, but to what end ? What is certain when speaking of collaborative work, is that you must refer to a collective production of at least two people, live and remote. There is common motivation or the objective to produce observable, concrete results. Nevertheless, it is possible that some within the public administration may never have the aim to produce observable results. For these persons, even the idea of collaborative work is a problem producing a conflict with themselves and with the other stakeholders in the information production channel. There is a personal preference for written information that is essential to the expected result. We also know that the one who produces something can make mistakes. This person should be open to criticism in order to improve, and get to be known within the information production mechanism. This exercise can be tedious for several persons, especially when they are responsible for a body or a group of persons. Some would tend to escape from this requirement that can mitigate their authority on some of their subordinates, who could then draw the attention, due to his/her quality contribution to collective production.

This game of power seems to be at the centre of the lack of use of the collaborative work platform implemented. In addition to this are other obstacles : the loss of the job, of the authority, of strategic files, of freedom of action and of time management, data security, information circulation mode, the permanent unavailability of working stations (Internet, software, servers and computers). The aim of all the stakeholders of the information production chain, in a collaborative work mechanism, is to make information available in due time. Thus, the time management constraint adds to that of the quality of information produced. Nevertheless, the participation of all in the implementation, carrying out and follow-up of initiatives and projects is a key mitigation element for these obstacles. Human and technical factors must be prioritized, especially the cooperation, motivation and commitment of all the stakeholders, then, priority must be given to robustness, upgradability, security, modulation and ownership of the technology. Overall, it’s about addressing 13 main bottlenecks in the framework of a network collaborative work process, within a hierarchic organisational body.